DPO EXTERNE

Externalisez la fonction de DPO avec RGPD Experts,
vous aurez la garantie d’une mise en conformité au RGPD réussie.

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Désignation du DPO

Certains organismes ont l’obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO/DPD).
En dehors de ces cas obligatoires, toutes les entités peuvent, dans une démarche volontaire, procéder à cette désignation.

Externalisation du DPO

Ainsi le DPO peut être externe à la structure qui le désigne et ce, dans les modalités précisées à l’article 37 du Règlement Général sur la Protection des Données.

Les missions du Délégué

Dans tous les cas, les missions du Délégué, obligatoire ou non, interne ou externe, et comme le précise l’article 39, sont les suivantes :

  • Informer et conseiller
  • Contrôler, auditer la bonne application du règlement et du droit de l’état dans lequel il est établi
  • Sensibiliser et former
  • Dispenser des conseils pour la mise en place d’analyse d’impact et vous accompagner dans sa réalisation
  • Coopérer avec l’autorité de contrôle
  • Faire office de point de contact auprès de l’autorité de contrôle et des personnes concernées par les traitements de l’organisme

Que permet l’externalisation ?

Piloter votre conformité de façon simplifiée

En effet, les démarches de mise en conformité sont plus rapides. Pas besoin de recruter un DPO ou de le former. Nos experts sont parfaitement aguerris à la pratique et sauront vous préconiser les actions urgentes à mettre en œuvre.

Constituer et documenter la conformité

La conformité doit être démontrée et documentée. Avec nous, vous disposez de l’ensemble des éléments qui permettront de démontrer votre conformité. En plus de la documentation pratique, le DPO met à la disposition de l’organisme les outils et moyens de se mettre en conformité (écarts de conformité constatés et méthodologie de réduction des écarts, préconisation de sécurité, avenants pour les prestataires, procédures, etc.)

Budgétiser le coût de la mise en conformité

Le budget imparti à la conformité peut être important pour les organismes. Bien plus encore, celui-ci peut réserver des surprises et des coûts cachés. Quand vous nous confiez les missions de DPO externe, les tarifs sont connus à l’avance et sont sans surprise. Ainsi, il est plus facile de prévoir le budget de votre mise en conformité.

Cartographier et limiter les risques (juridiques et réputationnels)

La loi Informatique et Libertés, le RGPD, la LCEN, et toutes les autres lois connexes sont compliquées à appréhender. Pour les responsables, l’important est de connaitre leurs risques. Notre vision du métier de DPO, c’est aussi de prioriser les actions à mener pour limiter les risques suivant votre exposition et votre secteur d’activité.

Valoriser le patrimoine informationnel de l’organisme

Les données obsolètes, collectées sans fondement juridique, sont sources de coûts importants pour leur stockage mais aussi de risques pour votre établissement. Mettre en place une politique d’archivage, d’effacement et d’accès, c’est autant de procédures qui vous seront proposées par nos experts pour valoriser ce que vous possédez et vous débarrasser de ce qui est nuisible pour votre organisme.

Valoriser la démarche de l’organisme auprès de ses clients, prospects et collaborateurs

Grâce à votre démarche et votre engagement, vous pourrez communiquer sur les valeurs de votre structure. Rassurer vos clients, partenaires mais aussi vos collaborateurs quant au devenir des données que vous traitez les concernant.

Tenue des registres sur Délégation

Sur délégation, il est possible de tenir à jour les registres de l’organisme. On entend ici et là que seul le registre des activités de traitement devrait être présenté en cas de contrôle sur place ou de demande de pièce par la CNIL. Notre approche est beaucoup plus large. L’autorité de contrôle est également en droit de vous demander la communication du registre des sous-traitants, de vos activités de sous-traitance, le registre des violations de sécurité ou des incidents de sécurité, le registre des formations et sensibilisation des collaborateurs, le registre des demandes des personnes concernées.

Ces différents registres sont inclus dans nos prestations .Vous aurez le choix de les tenir à jour par vous-même ou nous en confier la mise à jour.

Assistance en cas de Contrôle RGPD

En cas de contrôle de l’autorité dans vos locaux, nous serons joignables par téléphone pour vous assister lors de ce contrôle.

Notre mission comprend également l’accompagnement dans la procédure de réponse aux différentes demandes de l’autorité post-contrôle dans les modalités contractuelles retenues.